Jak uspořádat úspěšnou konferenci? Přečtěte si, co nesmíte podcenit

Organizace eventu není jednoduchá záležitost. A pokud jde o konferenci, které se zúčastní poměrně dost lidí, neměli byste podcenit sebemenší detail. Dostanete jedinečnou šanci, jak se před ostatními prezentovat v tom nejlepším světle – nechcete-li ji zahodit, vezměte si k srdci následující doporučení.

Vyberte vhodné místo

Kdo šetří, má za tři, ovšem nikoliv v případě místa, kde se bude konference konat. Ideální je uspořádání konference v Praze, a to na dostupném místě (tzn. vyhněte se periferii, účastníci nesmí ztrácet čas dojížděním) někde poblíž centra.

Najít pronájem konferenčních prostor v Praze není složité. Zaměřte se na hotelové komplexy, které nabízí takříkajíc vše pod jednou střechou. Tedy nejen konferenční sály a salonky, ale také bar, cateringové služby a ubytování. Samozřejmostí by měla být dostatečná kapacita. Dobře si proto předem spočítejte, kolik lidí na akci dorazí.

Zároveň není na škodu, když vám provozovatel konferenčních prostor obstará veškerou techniku (např. flipcharty, tlumočnickou kabinu, ozvučení atd.). Ušetříte čas a budete mít jistotu, že se při uvádění do provozu neobjeví nečekané potíže technického charakteru.

Sestavte program na úrovni a pozvěte schopné řečníky

Chcete-li, aby na konferenci dorazilo co nejvíce lidí, nalákejte je na atraktivní témata a ujistěte se, že se ve stejném termínu nekoná zajímavější akce. Zároveň si dobře rozmyslete, koho postavíte za mikrofon. Konference je tak trochu show a řečník nesmí publikum nudit. Proto je vhodné pozvat nejen kapacity z oboru a známé osobnosti, ale také méně známé tváře, které však mají nezaměnitelný projev a přitáhnou na sebe pozornost jako magnet.

Zajistěte dostatek kvalitního jídla

Na co se účastníci konferencí těší ze všeho nejvíce? Na dobré jídlo a pití. Rozhodně je nenechte hladovět a postarejte se o to, aby na akci nehladověli.

A který konkrétní hotel nabízí stylové prostředí, konferenční sál a salonky s velkou kapacitou a cateringové služby? Na čyřhvězdičkový hotel Praha Belvedere nedají konferenciéři dopustit. Nadšení budete i vy.